27.10.2014
Поступак за приступ архивској грађи
Архивска грађа која се налази у Војном архиву, може се користити за научно-истраживачки рад, издавачку делатност и друге потребе правних и физичких лица, као и за утврђивање права физичких и правних лица из земље и иностранства, по истеку рока од 50 година од њиховог настанка, уколико то није у супротности са интересима Министарства Одбране, Војске Србије и Закона о заштити података личности („Службени Гласник РС“, бр. 97/08, 104/09, 58/10).
Изузетно, по одобрењу старешине команде, јединице и установе (или правног следбеника) у чијем је раду настала архивска грађа, поједини документи могу бити доступни јавности и раније.
Архивска грађа од изузетног значаја за безбедност и одбрану земље, по одлуци министра одбране или лица кога он овласти, може бити затворена и дужи временски период.
Правна и физичка лица своје захтеве и молбе за чије решавање су потребни документи из архивске грађе затворене за истраживаче (документа млађа од 50 година од датума свог настанка) која је предата на чување Војном архиву, подносе командама, јединицама, установама МО и ВС и надлежним Регионалним центрима Министарства одбране Републике Србије (творцима докумената, односно правним следбеницима).
Процедура за коришћење архивске грађе
Држављани Републике Србије
Корисник архивске грађе мора бити пријављен и уписан у евиденцију корисника. Пријављивање се врши у читаоници Архива где се попуњава типски образац – молба у којој се наводи тема истраживања. Ако корисник не истражује у сопствене сврхе обавезан је да уз молбу поднесе и овлашћење – препоруку установе или друге организације за коју врши истраживање.
Примљена молба се разматра и утврђује се да ли Архив располаже архивском грађом коју корисник жели да користи, након чега директор Архива одобрава истраживање архивске грађе.
Одобрење за коришћење архивске грађе важи све док корисник ради на теми за коју је тражио одобрење, а најдуже годину дана. Након тог рока поново подноси молбу.
Корисник подноси нову молбу и ако промени тему истраживања пре истека рока од једне године. Подношењем нове молбе претходно одобрење престаје да важи.
Ако корисник жели да користи и документа из неког другог архивског фонда која се непосредно не односе на поднету молбу, обавезан је да поднесе нову молбу и тражи одобрење.
Корисницима се најпре дају на увид расположива научно-информативна средства.
Корисницима се издаје само сређена и регистрована архивска грађа за коју су израђена научно-информативна средства.
Изузетно, корисницима се у оправданим случајевима може одобрити коришћење архивске грађе и оних архивских фондова за које нису израђена прописана научно-информативна средства, а по одобрењу директора Архива.
Корисницима се неће издавати оригинална грађа која је објављена у едицијама и зборницима, као и она грађа која је копирана, микрофилмована и дигитализована.
Архивска грађа се користи искључиво у читаоници Архива и просторијама по одобрењу директора Архива. За архивску грађу која се налази ван депоа (на коричењу, сређивању, снимању, лечењу и слично) кориснику се мора рећи када ће бити доступна за коришћење.
Право на коришћење архивске грађе имају сва физичка и правна лица држављани Републике Србије под једнаким условима. Коришћење архивске грађе у архиву је бесплатно, осим накнада за техничке услуге. Цена техничких услуга утврђена је Правилником о начину коришћења архивске грађе и накнади услуга у Војном архиву.
Страни држављани
Војни архив није овлашћен за директну комуникацију са правним и физичким лицима из иностранства. Страни држављани који желе да користе архивску грађу у Војном архиву, подносе молбу дипломатско-конзуларном представништву Републике Србије у својој земљи или свом дипломатско-конзуларном представништву у Републици Србији. Примљена молба се доставља Кабинету министра одбране на одобрење.
Када је инострани корисник у посети некој научној установи у Републици Србији и поднесе молбу преко ње или непосредно Архиву, његова молба са мишљењем се доставља Кабинету министра одбране.
Уколико страни истраживач не говори српски језик потребно је да себи обезбеди преводиоца.
Основна правила коришћења архивске грађе за стране држављане су иста као и за држављане Републике Србије и описана су у делу процедуре која се тиче држављана Републике Србије.